FAQs Archiv - advokIT | Hinweisgebersystem

Q: Was passiert, wenn das Unternehmen keine interne Meldestelle betreiben will?

Das Unternehmen kann eine externe Meldestelle, z. B. eine Ombudsstelle oder einen Vertrauensanwalt, einsetzen. Wenn Sie ein datenschutzkonformes Hinweisgebersystem benötigen, bieten wir unsere Whitelabel-Lösung und unsere Leistungen als Vertrauensanwälte an.

Q: Gibt es eine gesetzliche Pflicht, ein Hinweisgebersystem bereitzustellen?

Ja, für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten und für den öffentlichen Sektor (§ 12 HinSchG).

Q: Welche technischen Schutzmaßnahmen sind erforderlich?

Verantwortliche müssen geeignete Maßnahmen nach Art. 32 DS-GVO treffen, z. B. verschlüsselte Übertragung, Zugriffskontrollen und sichere Speicherung.

Q: Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Dokumentation wird spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht (§ 11 Abs. 5 HinSchG). Eine längere Aufbewahrung ist möglich, wenn sie erforderlich und verhältnismäßig ist.

Q: Welche Betroffenenrechte bestehen?

Betroffene können Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Einschränkungen sind möglich, wenn die Vertraulichkeit des Hinweisgebers oder laufende Ermittlungen gefährdet würden (§ 8 HinSchG).

Q: Welche Rechtsgrundlagen gelten für die Verarbeitung?

Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. § 10 HinSchG für gesetzliche Meldepflichten Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO für berechtigtes Interesse an Compliance

Q: Muss die Ombudsstelle in der Datenschutzerklärung genannt werden?

Ja. Da sie eigenständig personenbezogene Daten verarbeitet, muss sie mit vollständigen Kontaktdaten aufgeführt werden.

Q: Wer ist für den Datenschutz im Hinweisgebersystem verantwortlich?

Verantwortlich sind: • Das Unternehmen für die Bearbeitung und Nachverfolgung der Meldungen • Der Vertrauensanwalt oder die Ombudsstelle für die Entgegennahme und Erstprüfung Beide sind eigenständige Verantwortliche und nicht gemeinsam verantwortlich.

Q: Was geschieht, wenn eine umfangreichere Untersuchung notwendig ist?

Falls eine tiefgreifendere Untersuchung erforderlich ist, sollte die interne Meldestelle den Fall an die entsprechend zuständige unternehmensinterne Arbeitseinheit übergeben, wie in Nr. 3 Buchst. a) vorgesehen. Dies stellt sicher, dass die Untersuchung mit den angemessenen Ressourcen und der notwendigen Spezialisierung durchgeführt wird.

Q: Was ist nicht unter den Aufgaben der internen Meldestelle?

Umfangreiche Untersuchungen, wie sie typischerweise in Compliance-Einheiten durchgeführt werden und die darauf abzielen, einen Verdacht umfassend aufzuklären, sind nicht Aufgabe der internen Meldestelle. Solche „Internal Investigations“ übersteigen die Kapazitäten und den Aufgabenbereich der internen Meldestellen und sollten stattdessen an spezialisierte interne Arbeitseinheiten verwiesen werden.

12 Vor

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