Advokit
Ihr effektives
Hinweisgebersystem
FAQ
Für welche Verstöße ist die Meldestelle gedacht?
Das sind zunächst grundsätzlich Verstöße, die strafbewehrt oder bußgeldbewehrt sind, z.B. aus dem Steuer- oder Datenschutzrecht, aber auch sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften, insbesondere
- Vorgaben zur Produktsicherheit,
- des Verbraucherschutzes,
- Vorgaben zum Umweltschutz,
- zur Rechnungslegung einschließlich der Buchführung von Unternehmen,
- zur Regelung der Rechte von Aktionären von Aktiengesellschaften.
Die vollständige Liste finden Sie in § 2 Abs. 1 HinSchG.
FAQs
Allgemeines
Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Durch die Einführung der Whistleblower-Richtlinie hat die Europäische Union es für Personen leichter gemacht, Unstimmigkeiten im beruflichen Kontext zu melden bzw. prüfen zu lassen. Dazu soll in Organisationen, Behörden oder Unternehmen, eine Ombudsperson (Vertrauensperson) eingeführt werden, die als Ansprechpartner:in für eine:n Hinweisgeber:in als interner Meldekanal bereitstehen soll. Dadurch wird der Hinweisgebenden ein Hohes Maß an Sicherheit versprochen.
Nr. 1 des § 18 ermöglicht internen Meldestellen, interne Untersuchungen durchzuführen und betroffene Stellen oder Personen zu kontaktieren. Dies dient der Prüfung der Stichhaltigkeit von Hinweisen, die über das interne Meldesystem eingereicht wurden.
Interne Untersuchungen dürfen vorgenommen werden, wenn bei der initialen Prüfung des Hinweises gemäß § 17 Abs. 1 Nr. 4 keine eindeutige Entscheidung über die Stichhaltigkeit des Hinweises getroffen werden konnte. Die Untersuchungen sollen weitere Informationen einholen, um die Stichhaltigkeit erneut beurteilen zu können.
Ja, und zwar gleich mehrere:
- drei Monate nach seiner Verkündung tritt das Gesetz in Kraft und die Meldekanäle müssen eingerichtet sein;
- die interne Meldestelle hat der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen zu bestätigen;
- die hinweisgebende Person erhält auf ihre Meldung hin innerhalb einer angemessenen Zeit eine Rückmeldung. Diese hat spätestens nach drei Monaten zu erfolgen.
Die Kontaktaufnahme mit externen Dritten ist theoretisch durch den Begriff „betroffene Personen“ gedeckt, sollte jedoch aufgrund der internen Natur der Meldestelle und potenzieller Nachteile für den Beschäftigungsgeber restriktiv gehandhabt werden. In der Regel sollte sich die Meldestelle auf Informationsquellen innerhalb des Unternehmens beschränken.
Der Bundestag hat am 16. Dezember 2022 das lange erwartete Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen. Ziel des Gesetzes und der ihm zugrunde liegenden EU-Richtlinie ist ein besserer Schutz von Whistleblowern, also von Personen, die Hinweise auf Missstände in Unternehmen geben. Das Gesetz wird drei Monate nach seiner Verkündung in Kraft treten, voraussichtlich im 2. Quartal 2023.
Für Unternehmen
Jede natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben (hinweisgebende Personen), kann sich an eine Meldestelle wenden. Dazu zählen z.B. Angestellte und Beamte oder Dienstleister.
Hinweisgebende Personen müssen die Möglichkeit erhalten, Hinweise mündlich, schriftlich oder auf Wunsch auch persönlich abzugeben. Sie sind verpflichtet, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
Die Befugnisse der internen Meldestelle sind darauf beschränkt, zusätzliche Informationen zu sammeln, die notwendig sind, um die Stichhaltigkeit des Hinweises zu beurteilen. Dies kann das Stellen von Nachfragen oder das Anfordern weiterer Dokumente und elektronischer Daten beinhalten, solange dies datenschutzrechtlich und mit eventuellen Geheimhaltungsinteressen vereinbar ist.
Umfangreiche Untersuchungen, wie sie typischerweise in Compliance-Einheiten durchgeführt werden und die darauf abzielen, einen Verdacht umfassend aufzuklären, sind nicht Aufgabe der internen Meldestelle. Solche „Internal Investigations“ übersteigen die Kapazitäten und den Aufgabenbereich der internen Meldestellen und sollten stattdessen an spezialisierte interne Arbeitseinheiten verwiesen werden.
Falls eine tiefgreifendere Untersuchung erforderlich ist, sollte die interne Meldestelle den Fall an die entsprechend zuständige unternehmensinterne Arbeitseinheit übergeben, wie in Nr. 3 Buchst. a) vorgesehen. Dies stellt sicher, dass die Untersuchung mit den angemessenen Ressourcen und der notwendigen Spezialisierung durchgeführt wird.
Die Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle besteht für Beschäftigungsgeber und Organisationseinheiten mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten.
Aber auch kleinere Unternehmen, die im Finanzdienstleistungsbereich tätig oder besonders für Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierung anfällig sind, werden aufgrund dieser hohen Risiken erfasst.
Für Hinweisgeber:innen
Ja, gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien, z.B. Abmahnungen, Versetzungen etc. sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung oder Offenlegung eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, so wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist.
Bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien ist der Verursacher verpflichtet,
der hinweisgebenden Person den daraus entstehenden Schaden zu ersetzen.
Der Gang von Hinweisgeberinnen oder Hinweisgebern an die Öffentlichkeit (zum Beispiel über soziale Netzwerke oder die Medien) wird nur in bestimmten Fällen geschützt, zum Beispiel dann, wenn eine externe Meldung an die für diese Meldung zuständige Behörde fruchtlos geblieben ist.
Nein, Sie Hinweisgeber:in treffen keine Kosten. Nur für den Fall einer vorsätzlich falschen Information könnten Sie auch als Hinweisgeber:in haftbar gemacht werden. D.h. nur, wenn Sie sicher wissen, dass Ihre Meldung fehlerhaft ist und Sie wider ihres gesicherten Wissens diese Meldung dennoch in der Form abgeben, sind Kosten überhaupt denkbar.
Ja, Sie haben sogar das Recht, Meldungen anonym abzugeben. Unternehmen und staatliche Einrichtungen sind verpflichtet einen anonymen Meldekanal einzurichten.